Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Identificación del responsable

ORCAI es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la Plataforma. Contacto para consultas sobre datos personales: hola@orcai.pro.

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.

2. Datos que recolectamos

ORCAI recolecta y procesa las siguientes categorías de datos personales:

2.1 Del Usuario administrador y los Asesores del Tenant

• Nombre completo, correo electrónico, rol dentro del Tenant
• Identificador único interno (UUID) y datos de sesión (token de autenticación)
• Métricas de uso del producto (cantidad de conversaciones grabadas, score promedio, etc.)
• Token de Telegram opcional para notificaciones, si el usuario lo provee

2.2 De los Prospectos (terceros)

• Audio de la conversación grabado por el Asesor
• Transcripción del audio generada por inteligencia artificial
• Nombre del Prospecto (si lo registra el Asesor)
• Datos extraídos por análisis IA: presupuesto declarado, urgencia, motivación de compra, objeciones, entre otros datos comerciales relevantes para el coaching de ventas
• Información financiera mencionada en la conversación (presupuesto, cuota inicial, ingresos declarados)

2.3 Datos técnicos

• Dirección IP, navegador, sistema operativo, dispositivo
• Cookies técnicas necesarias para la sesión (no usamos cookies de rastreo de terceros)
• Logs de errores y rendimiento de la Plataforma

3. Finalidad del tratamiento

Los datos recolectados se utilizan exclusivamente para:

• Prestar el servicio contratado (transcripción, análisis con IA, generación de reportes, dashboard de gestión, módulo de entrenamiento Academy)
• Autenticar usuarios y mantener seguridad de la sesión
• Enviar notificaciones operativas (resultado del análisis, test semanal de Academy, alertas)
• Generar métricas agregadas y anónimas del producto para mejora continua
• Cumplir con obligaciones legales, contables y regulatorias

ORCAI no vende, alquila ni comparte los datos personales del Cliente o sus Prospectos a terceros con fines comerciales o publicitarios.

5. Derechos del titular de los datos

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normativa equivalente, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer qué datos suyos tratamos, en qué finalidades y por cuánto tiempo
• Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o desactualizados
• Solicitar la supresión de sus datos cuando consideremos que el tratamiento no se ajusta a la ley
• Revocar la autorización previamente otorgada en cualquier momento
• Solicitar copia de la autorización otorgada
• Acceder de forma gratuita a sus datos al menos una vez por mes calendario
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia, o la autoridad equivalente en otros países

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular debe enviar una solicitud a hola@orcai.pro con la siguiente información:

• Nombre completo y documento de identidad
• Descripción detallada de la solicitud
• Pruebas que sustenten la titularidad de los datos
• Datos de contacto (email y teléfono)

ORCAI responderá la solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción. En caso de no resolverse, el titular puede acudir a la autoridad regulatoria correspondiente.

6. Conservación y eliminación de datos

• Audio de conversaciones: se conserva mientras dure la Suscripción activa del Tenant. Tras la baja de la cuenta, se conserva 90 días para permitir reactivación o exportación, transcurrido el cual se elimina definitivamente.
• Transcripciones y análisis IA: idéntico tratamiento al audio.
• Datos del Tenant y Asesores: idéntico tratamiento, con la excepción de información contable que se conserva por el plazo que exige la ley fiscal aplicable (típicamente 5 a 10 años).
• Logs técnicos y de errores: máximo 90 días.

6.1 Eliminación de cuenta self-service

Los usuarios pueden solicitar la eliminación de su cuenta directamente desde la aplicación:

• App móvil: ir a Perfil → Eliminar mi cuenta.
• Plataforma web: ir a /admin/configuracion → Zona peligrosa → Eliminar mi cuenta.

Al solicitar la eliminación, la cuenta se desactiva inmediatamente (no se puede iniciar sesión). Los datos asociados (conversaciones, análisis, configuraciones) se eliminan definitivamente después de un período de gracia de 30 días, durante el cual el titular puede cancelar la solicitud escribiendo a hola@orcai.pro.

Excepción contable: cierta información de facturación que la ley fiscal exige conservar (típicamente 5-10 años según jurisdicción) puede mantenerse bloqueada y solo accesible a fines de cumplimiento tributario, sin uso comercial.

7. Seguridad de los datos

ORCAI implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos:

• Cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) en todas las comunicaciones
• Cifrado en reposo en la base de datos (Supabase / Postgres)
• Row Level Security (RLS) que aísla los datos entre tenants
• Autenticación mediante tokens de sesión expirables
• Acceso a producción restringido al personal autorizado
• Backups periódicos de la base de datos

Ningún sistema es 100% inviolable. En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, ORCAI notificará a los afectados y a la autoridad regulatoria correspondiente dentro de los plazos de ley.

8. Transferencia internacional de datos

Los datos pueden ser almacenados y procesados en servidores ubicados fuera del país del Cliente (principalmente en Estados Unidos, Unión Europea y Brasil, según el proveedor de infraestructura). Categorías de encargados y sub-encargados del tratamiento:

• Proveedor de base de datos y almacenamiento — región Brasil
• Proveedor de hosting del sitio — distribuido globalmente (CDN)
• Proveedores de procesamiento por inteligencia artificial (transcripción de voz y análisis de conversaciones) — infraestructura ubicada en Estados Unidos y/o la Unión Europea. La lista específica de sub-encargados está disponible a solicitud escrita a hola@orcai.pro
• Orquestación del procesamiento — servidor propio administrado por ORCAI (infraestructura en Europa)
• Notificaciones (opcional) — servicio de mensajería global

Todos los encargados operan bajo contrato de tratamiento de datos (DPA) y con políticas alineadas con GDPR, CCPA y la Ley 1581 de 2012 de Colombia. ORCAI selecciona proveedores con compromiso público de seguridad y privacidad.

9. Cookies

La Plataforma utiliza únicamente cookies técnicas estrictamente necesarias para mantener la sesión del usuario autenticado y persistir preferencias (tema claro/oscuro, idioma). No usamos cookies de rastreo de terceros, ni cookies publicitarias, ni pixels de redes sociales en la Plataforma autenticada.

El landing público puede usar cookies de analítica anónima (Vercel Analytics) que no permiten identificar al usuario individual.

10. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a usuarios mayores de 18 años o que cuenten con representación legal. ORCAI no recolecta de forma intencional datos personales de menores. Si se detecta el registro de un menor sin autorización del representante legal, se procede a la eliminación inmediata de la cuenta y todos los datos asociados.

11. Cambios a esta política

ORCAI puede actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en la legislación, en la Plataforma o en las prácticas de tratamiento de datos. Las actualizaciones serán publicadas en esta misma página con la fecha de última modificación. Los cambios sustanciales serán notificados con al menos 30 días de anticipación por correo electrónico al administrador del Tenant.

12. Contacto y consultas

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con datos personales:

• Correo electrónico: hola@orcai.pro
• Asunto sugerido: "Habeas Data — [solicitud/queja/consulta]"

Autoridad de control en Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Bogotá D.C.